Bereken m2 kantoorruimte
Jij hebt de taak op je genomen om kantoorruimte te zoeken voor jouw bedrijf.
In je zoektocht houd je dan met diverse factoren rekening. Te beginnen met de locatie en de uitstraling van je nieuwe kantoor. Daarnaast ga je als echte Hollander natuurlijk ook voor de laagste huurprijs! Maar je wilt ook het juiste formaat kantoor kiezen. Want hoeveel vierkante meter kantoorruimte heb je nou eigenlijk nodig?
Het minimum aantal vierkante meters per persoon volgens de NEN normen
In de ‘NEN 1824:2010 nl’ staat beschreven uit hoeveel vierkante meter een werkplek tenminste moet bestaan. Enkele normen waar je aan moet voldoen zijn:
- Tenminste 4 vierkante meter per persoon;
- 1 vierkante meter voor een beeldscherm (plat);
- 1 vierkante meter voor lees- en schrijfwerk;
- 1 vierkante meter voor een ladekast (al dan niet verrijdbaar).
Tel je dit aantal vierkante meters bij elkaar op, dan zie je dat een werknemer tenminste 7 vierkante meter werkruimte nodig heeft. Er zijn daarop nog enkele aanvullingen, zoals extra ruimte voor het uitleggen van tekeningen (handig voor architecten, interieurstylisten enzovoorts) en extra ruimte om te vergaderen. Op basis van (de wettelijke) 7 vierkante meter per persoon kom je op onderstaande metrages per persoon uit:
7 vierkante meter kantoorruimte per persoon: soms teveel en soms te weinig!
Het lastige aan bovenstaande tabel is wel dat 7 vierkante meter (netto) voor 1 persoon ruim voldoende is. Maar 700 vierkante meter voor 100 personen in de praktijk echt te weinig is. Zo huur je in de praktijk voor 4 personen heel vaak een ruimte van 19,44 vierkante meter (netto). Dat heeft te maken met het stramien van kantoorgebouwen.
Bijna elk kantoorgebouw in Nederland, gebouwd na 1970, bestaat uit een stramien van 1.80 en veelvouden hiervan (3.60/5.40/7.20). Een ruimte voor 4 personen heeft dan ook bijna altijd de afmetingen van 3.60 (breed) x 5.40 (lengte). Dat maakt een totaal van 19,44 vierkante meter netto. Hiermee zou geen enkele verhuurder (en dus ook huurder) voldoen aan deze regelgeving. Gelukkig gelden er uitzonderingen, en dat lees je verder op in dit blog, in het stuk “Minder (netto) vierkante meters kantoorruimte huren dan de NEN voorschrijft? Dat mag!”.
Er zijn nog enkele aanvullingen op de 7 vierkante meter per persoon die vereist is. Deze werkplaatsnormen zie je hieronder op een rijtje:
- Tenminste 2 vierkante meter per persoon voor een vergaderruimte;
- 1 vierkante meter ruimte voor het uitleggen van tekeningen;
- 2 vierkante meter ruimte voor een ander type beeldscherm (in plaats van 1 m2 bij een plat scherm).
Let op (!) deze ruimte(n) hoef je dus niet perse beschikbaar te hebben voor je werknemers/collega’s. Niet elk bedrijf heeft namelijk ruimte nodig om tekeningen uit te leggen. Daarnaast is er bij BCT / Meetingx inpandig vergaderruimten beschikbaar hebben. Je hoeft deze meters niet perse zelf te huren.
Minder (netto) vierkante meters kantoorruimte huren dan de NEN voorschrijft? Dat mag!
De Rijksoverheid ziet normen met name als middel om aan wettelijke eisen te voldoen. Dat betekent dat er verhuurders zijn die minder vierkante meters kantoorruimte te huur aanbieden dan wettelijk (lijkt) toegestaan. Maar hoe kan dat dan? En mag dat wel?
Het antwoord is ‘ja, dat mag’. Het doel van de overheid is om veilige en gezonde kantoorinrichtingen te creëren voor werknemers. Dat een minimum aantal vierkante meter ‘eigen kantoorruimte’ daarbij voor de hand liggend is, is logisch. Maar niet verplicht! Veel verhuurders van kantoren zorgen er tegenwoordig namelijk voor dat er een sociaal hart aanwezig is, dat er vergaderruimten zijn en dat er gemeenschappelijke stilte- en/of (flex)werkplekken voorhanden zijn.
Door deze gemeenschappelijke voorzieningen kun jij als huurder met nog minder vierkante meters toe. Je huurt dan minder netto vierkante meters, maar krijgt daarbij de mogelijkheid om in gemeenschappelijke ruimten te werken. Deze trend die enkele jaren geleden is ingezet, zal naar verwachting de komende jaren doorzetten. Dat betekent voor jou als huurder ‘minder meters, maar meer ruimte’.
Eigenlijk maak je dus zelf de afweging: bewegingsruimte of knus werken? Wil je gebruik maken van gemeenschappelijke voorzieningen of wil je zelf over alle faciliteiten (keuken, toiletten, vergaderruimte et cetera) beschikken? Hierover lees je hieronder meer.
Maak eerst deze belangrijke afweging ‘wil je een ruime werkplek met veel bewegingsruimte of zit je liever knus?’
Sommige werknemers willen graag veel bewegingsvrijheid, anderen vinden het prima om met 10 collega’s op 20 vierkante meter (netto) te werken. Oei, dat is best lastig we zitten natuurlijk ook nog met netto vierkante meters (NVO) en met verhuurbare vierkante meters (VVO).
Je raad het al. De perfecte hoeveelheid vierkante meters die voor jou en/of je collega’s ideaal zijn om te werken betreft geen exacte wetenschap. Ga je op zoek naar een kantoorruimte en wil je de juiste keuze maken qua vierkante meters, stel jezelf dan tenminste de volgende vragen:
- Ben ik voor mijn bedrijf op zoek naar ruime werkplekken of is het prima dat we dichter bij elkaar zitten? (Dat hoeft overigens niet per se ‘opgepropt’ te betekenen.)
- Wil je met je bedrijf een eigen pantry/keuken, toilet, receptie en social space of kun je deze faciliteiten ook gewoon delen met andere huurders?
- Indien je kiest voor ruime werkplekken en eigen faciliteiten, heb je dan ook het budget om dit daadwerkelijk te huren?
Door middel van de calculator kies je altijd de juiste hoeveelheid vierkante meter kantoorruimte
Oké, nu ben je gekomen waar je echt wilt zijn. Je wilt namelijk ‘gewoon’ weten hoeveel vierkante meter kantoorruimte je nodig hebt om jouw werknemers/collega’s te kunnen huisvesten. Hierbij is het allereerst belangrijk om te kiezen of je als bedrijf zijnde (1) economy-, (2) comfort- of (3) businessclass wilt zitten. Het verschil is te zien in onderstaande tabel:
* vanaf hier rekenen we met 5 m2 p.p. bij economyclass
** vanaf hier rekenen we met 6 m2 p.p. bij economyclass
*** vanaf hier rekenen we met 7 m2 p.p. bij economyclass
**** vanaf hier rekenen we met 8 m2 p.p. bij economyclass
***** vanaf hier rekenen we met 10 m2 p.p. bij economyclass
Zoals je ziet stijgt het benodigde metrage per persoon naarmate je met meer personen op zoek bent naar kantoorruimte. Dat is ook logisch, want scale-ups en corporates kiezen er vaak voor om meer eigen voorzieningen te hebben. Eigen vergaderruimten, toiletten, pantry’s et cetera. Zo hoef je als grotere onderneming geen voorzieningen meer te delen.
Bereken je aantal vierkante meters met de m2 kantoorruimte calculator
Nu is het tijd om zelf te berekenen hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt voor jouw organisator. Een handig hulpmiddel hierbij is de SKEPP m2 kantoorruimte calculator. Die bestaat uit een aantal stappen die je moet doorlopen waardoor je uiteindelijk precies kunt zien naar hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij op zoek moet gaan.
- Hoeveel werkplekken heb je nodig? âž¡ Voor hoeveel werknemers/collega’s zoek jij de kantoorruimte? En misschien is er al een plan om nieuw talent aan te nemen? Vul hier in voor hoeveel personen jij de kantoorruimte zoekt.
- Hoe ruim wil je zitten? âž¡ Hierbij maak je de keuze tussen economy-, comfort- of businessclass. Het verschil tussen deze drie, is het aantal vierkante meter dat per persoon wordt gerekend. Bekijk de vorige tabel om jouw keuze te maken.
- Heb je nog extra ruimtes nodig? âž¡ Waar heb jij nog meer behoefte aan in de kantoorruimte? Denk hierbij aan een vergaderkamer, presentatieruimte, coachruimte, loungehoek of eigen receptie.
Probeer zelf eens hoe gemakkelijk het is om te berekenen hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt âž¡âž¡âž¡.
De m2 kantoorruimte calculator doet zijn werk na het beantwoorden van deze vragen, et voilà, jij weet nu precies naar hoeveel vierkante meter kantoorruimte je op zoek kunt gaan.
Nog vragen over kantoorruimte? Stel een vraag via de website of bel ons gewoon. We helpen je heel erg graag en het kost je niets!
Bron: Calculator en tekst skepp.nl